パーティスペースのトラブル

主にあるトラブルはこの８点です。

１．カギのトラブル

２．次の利用者が来た時に前の利用者がまだいる

３．不正利用

４．ダブルブッキング

５．部屋が汚い

６．騒音

７．忘れ物、着払い郵送

８．備品の故障

１．カギのトラブル

このトラブルが一番多いです。キーボックスの開け方がわからない、電子キータイプの場合は電池が切れてしまっていた、前のお客さんが間違えて鍵を持って帰ってしまったなどが起こります。

対策ですが、うちのスペースは、開けっぱなしで運営しています。最初から鍵を使用しないという逆の発想です。誰でも入れてしまうので、盗難などが怖い方は出来ないかもしれませんが、カギ系のトラブルは多いので、開けっぱなしだと、そういったトラブルが無くてラクです。

万が一盗難されたとしても、大したものは置いていないので、まあいいかなと思っています。

２．次の利用者が来た時に前の利用者がまだいる

終了時刻を守ってもらわないと起こります。

予約した時間が終わっているのですが、無人運営なので誰も来ないと思われていて、ズルズルと室内にいることがあります。次の利用者が時間になっても入室できないためトラブルになります。

対策としては、時間外利用をされた場合の規約を書いておくことや、時間延長の方法を、お客様にわかりやすく伝えておくことです。時間延長の方法が簡単であれば、サクッとやってくれる人も多いでしょう。ＰＯＰに記載して部屋に貼っておきましょう。

３．不正利用

予約せずに利用されることを指します。一度利用した人には入室の暗証番号を教えるので、勝手に入ろうと思えば入れてしまうためです。こちらは、不法侵入罪になりますので、結構重い話のはずなのですが、運悪く、開き直ったお客さんがいた場合は起こることがあります。対策としては、こまめに、キーボックスなどの入室番号を変更することです。

４．ダブルブッキング

ダブルブッキングとは、誤って同時刻に２組以上のお客さんの予約を受け付けてしまったことを指します。通常、１つのサイトにしか掲載していなければ起こらないのですが、複数のサイトで募集している場合、両方から時刻で予約が入ってしまっていたというトラブルがあります。対策としては、Googleカレンダーを使うなどして、管理をすることです。

宿泊業であれば、一元管理（サイトコントローラー）のシステムが整っているので、複数のサイトに掲載していても管理できる方法があるのですが、会議室の場合、まだ、出来たばかりのビジネスのため、そういったシステムが整っていません。Googleカレンダーに反映されたところで、予約サイトの管理は手作業でやることになります。

将来的には、連携システムや、サイトコントローラーが開発されると思いますので、期待しています。

５．部屋が汚い

清掃に関するクレームが起こることがあります。前の利用者が部屋を汚したり、ゴミを持ち帰らなかったりする時もあると、次の利用者に迷惑がかかります。

対策としては、ゲストごとに毎回清掃に入ることですが、清掃費用の経費のこともありますので、そういうわけにはいかない事情もあると思います。

基本的に利用者はビジネスマンなどマナー意識が高い層ですので、ほとんどこのトラブルは起こらないですのでそんなに心配はありません。

６．騒音

パーティのため利用者が騒いでしまうことがあり、近隣住民の方からの苦情のトラブルに発展しないように気をつけましょう。そもそもパーティで集まっているので、「騒がないで」という注意書きもおかしな話です。トラブルを未然に防ぐためには、防音の部屋で運用することや、なるべく住宅地は避けること、飲食店などの店舗などが入っている建物で開業するなどです。

７．忘れ物、着払い郵送

忘れ物をするお客さんがいます。「着払いで構わないので郵送してほしい」とリクエストがきます。ただ、こちらも無人で運営しているので、現地にいるわけではなく、わざわざ取りに行かなくてはいけないため、労力となってしまいます。また、忘れ物をしたことに気づくのが遅かった場合、そのゲスト以降にも次のゲストが入ってしまっているため、忘れ物が次の利用者によって盗難されたり、紛失・破損したりするということも考えられます。不要なトラブルに発展しないよう、利用規約に「スペース内における利用者の持ち物の紛失・盗難・忘れ物に関しては責任を負いません」という内容を盛り込みましょう。